Zugegeben, der Titel klingt für meinen Geschmack ziemlich reißerisch, aber da ich den Autoren seit Jahren als „schwäbischen Schaffer“ kenne, habe ich mich auf das Buch eingelassen. Jürgen Kurz räumt auf – überall dort, wo ihn Firmen in die Büros rufen. Effizienz-Profi nennt er sich selbst und packt an, damit aus überfüllten Arbeitsplätzen wieder entspannte Office-Zonen werden.
Foto: shutterstock
Wie beherrsche ich die E-Mail-Flut?
In seinem neuen Buch geht er jetzt gegen die digitale Flut vor, die Deutschlands Arbeitsplätze überschwemmt. Sein Augenmerk gilt der E-Mail-Seuche, die in kleinen Unternehmen und großen Konzerne für Frust und Überforderung der Mitarbeiter sorgt. Sein Prinzip des leeren Schreibtischs gilt auch für das Mailing-Programm. Jürgen Kurz empfiehlt: Der Posteingang sollte am Beginn des Arbeitstages und bei Feierabend leer sein. Wie bitte – träume weiter denke ich!
Doch dann gibt der Aufräum-Guru die praktischen Regeln vor, wie das zu schaffen ist: Zuerst alle alten Mails vom dem Posteingang in einen neuen Ordner „von Früher“ verschieben, dann die automatische Abholung von E-Mails deaktivieren. Laut Kurz gibt es nur noch zwei Zeitfenster im Tagesablauf, an denen Mail abgerufen und sofort bearbeitet werden: 30 Minuten vor der Mittagspause und 30 Minuten vor dem Feierabend – mehr nicht. Mit diesem Tipp sollen die E-Mail-Störungen im Tagesablauf unterbunden werden.
Die 5-Minuten-Regel “Für immer aufgeräumt”
Jürgen Kurz rät auch von einer komplizierten Ordner-Struktur im Mail-Postfach ab. Alles was irrelevant ist, sofort löschen, was nur zur Info geschickt, direkt in den Ordner „erledigt“ verschieben. Ansonsten möglichst alle Mails, die innerhalb von 5 Minuten oder noch kürzer bearbeitet werden können, sofort erledigen und dann in den genannten Ordner verschieben. Längere Aufgaben kommen auf die to-do Liste – mit einem Termin in den Kalender. Danach ist der Posteingang wieder leer.
„Net schwätze, schaffe!“ sagen die Schwaben, wenn sie effizient sein wollen. Dank Jürgen Kurz und seinem Buch gilt dies jetzt auch für das digitale Datenchaos. In sieben Schritten widmet er sich täglichen Problemen, die jeder Berufstätige kennt. Er gibt konkrete Tipps, wie die Zettelwirtschaft durch eine digitale Ablage ersetzt wird, befasst sich mit Passwörtern und erklärt, wie Dokumente sinnvoll gespeichert werden, dass sie von jedem Mitarbeiter leicht gefunden werden.
Ein gelungenes Kompendium für das digitale Zeitalter
Jedes Kapitel bringt die wichtigsten Tipps kurz und knackig auf den Punkt, vielen Empfehlungen sind mit Screenshots und Beispielfotos direkt illustriert, dazu gibt es zahlreiche Download-Empfehlungen. Für mich ist dies ein rundum gelungenes Kompendium für das digitale Zeitalter – mein Buchtipp für alle, die ihren Spaß an der täglichen Arbeit möglichst lange behalten wollen.